Media signature électronique externe – tutoriel
La signature externe est un moyen d’envoyer rapidement et facilement des documents électroniques pour les faires signer ou valider par une ou plusieurs personnes.
Pour y accéder aller via le menu : Divers > Envoyer Documents SE
La fenêtre qui s’ouvre est décomposé en 3 étapes :
Etape 1 – Signataires : Cette partie permet d’ajouter les personnes qui validerons ou signerons le document.
Etape 2 – Documents : Permet de choisir entre valideur ou signataire et de mettre les coordonnées des signatures.
Etape – : Paramètres : Configuration final, configure l’envoi avec rappel, expiration, etc
Il est possible d’ajouter un contact externe. Le contact doit juste posséder un nom, prénom et un téléphone et email valide.
Le carnet de contacts permet d’ajouter une personne ayant un compte pour la signature électronique. Il suffit de double cliquer sur les contacts afin de l’ajouter dansla liste des signataires.
La liste des signataires regroupe toutes les personnes qui participerons à la validation ou à la signature du document :
– ① Déplace un signataire en faisant un simple « glisser-déposer » pour le positionner dans l’ordre pour la signature ou la validation du document.
L’ordre se fait de haut en bas.
– ② Supprime un signataire de la liste des signataires.
Cliquer sur le bouton Suivant pour aller à l’étape 2.
Ajouter le document à signer. Pour cela, cliquer sur le bouton … ,puis sélectionner votre document. Ou faites simplement un « glisser-déposer » de votre document vers la zone de prévisualisation.
Le document est obligatoirement un PDF ! Choisir la personne, s’il est Signataire ou simple valideur, en double cliquant sur une personne. S’il est signataire, renseigner les coordonnées et la page où se situeras la signature. Vous pouvez vous aider de @PlaceIt en cliquant sur le bouton P.
Etat « Signataire », permet à la personne de signer le document. Les coordonnées et la page sont des champs obligatoires.
Etat « Valideur », permet de valider le document sans le signer.
Cliquer sur le bouton Suivant pour aller à l’étape 3.
Le nom de la procédure est obligatoire. La relance automatique permet de relancer la personne, par Email, afin de signer ou valider le document. Sélectionner la fréquence pour que le mail de relance s’envoi tous les X jours, semaines, mois.
Choisir le nombre de relance Maximum en cliquant sur les boutons + ou – . La coche relance automatique Maximum permet de relancer 90 fois.
La date d’expiration ajoute une date butoir. Le document ne sera plus validable ou signable pour les personnes.
Il est possible de configurer les Emails :
– D’invitation : Chaque personne reçois ce mail, afin de signer le document.
– De relance : Le mail est envoyé si la relance automatique est activée.
– De finalisation : Lorsque le document sera signé et valider par tout le monde, un mail seras envoyé afin de récupérer le document.
L’icône “mémoriser”. Mémorise le sujet et le corps de l’email.
L’icône ” réinitialiser”. Réinitialiser le sujet et le corps de l’email par défaut
Cliquer sur le bouton Envoyer pour Envoyer le document en signature.
Pour y accéder aller via le menu : Divers > Historique Documents SE
Cette fenêtre permet de rechercher les documents qui ont été envoyés en signature et de voir le nombre de personnes qui ont signé.
Il est possible de relancer la personne qui doit signer le document en faisant un clic droit sur le document souhaité puis sur « Relancer ».
Puis, sur l’onglet « Attestation, Inscription », cliquez sur le bouton "Fin de contrat/CDD" . A noter que ce bouton est « un flip-flop », c-à-d qu’il permet successivement de mettre / retirer la Fin de contrat.
Résultat
A partir de la fiche du salarié concerné, cliquez sur le bouton "Réédition et outils" .
La Fin de contrat est matérialisée par la présence du panneau « EXIT » dans la colonne « Contrat terminé ».
Cinématique de la déclaration d’un signalement FCTU
Cas 1 : Les derniers éléments relatifs au contrat sont mis dans la paie du mois de la fin de contrat
Le contrat se termine le 28/02/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 28/02/2021.
Les éléments relatifs à la fin de contrat sont déclarés au mois de 02/2021.
Mois « M » : 02/2021.
Mois « M-1 » : 01/2021.
Cas 2 : Le contrat est infra mensuel et a débuté après la dernière paie
Le contrat commence le 26/03/2021 et se termine le 28/03/2021.
Le salarié entre après l’établissement de la paie de 03/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 03/04/2021.
Les éléments relatifs à la paie de 03/2021 et à la fin de contrat sont déclarés au mois de 04/2021.
Mois « M » : 04/2021.
Après avoir vérifié le paramétrage, cliquez sur le bouton "valider" pour valider les informations et fermer la fenêtre, ou sur le bouton "fermer" pour fermer la fenêtre sans valider les informations.
Cas 3 : Fin de contrat intervenant en début de mois
Le contrat se termine le 02/06/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 03/06/2021.
Les éléments relatifs à la fin de contrat sont déclarés au mois de 06/2021.
Mois « M » : 06/2021.
Mois « M-1 » : 05/2021.
Cas 4 : Fin de contrat déclarée postérieurement à la transmission de la DSN mensuelle
Le contrat se termine le 25/07/2021.
L’employeur déclare à tort le salarié sans fin de contrat sur la DSN mensuelle du mois de 07/2021.
Le signalement FCTU est déclaré en 08/2021, après le dépôt de la DSN mensuelle de 07/2021, et porte une Fin de contrat au 25/07/2021 dont les éléments seront rectifiés lors de la DSN mensuelle de 08/2021.
Mois « M » : 08/2021.
Mois « M-1 » : 07/2021.
Cette cinématique ne peut pas être mise en œuvre autrement que part le biais d’un bulletin d’annulation en 08/2021 du bulletin
de paie de 07/2021 sur lequel la Fin de contrat a été oubliée, suivi d’un bulletin de 07/2021 refait en 08/2021 avec la Fin de contrat.
Sachant que
Pour obtenir ce résultat, il est indispensable de répondre par « Non » à la question posée lorsque vous cliquez sur le bouton "Rechercher".
Détail des salaires
Primes ou indemnités de périodicité différente du salaire mensuel
Les primes, gratifications et indemnités à mentionner dans ce tableau sont de périodicités non mensuelles.
Primes ou indemnités de périodicité différente du salaire mensuel
Du :
Date de début de la période de rattachement.
Par défaut, date de début de la période du dernier bulletin de paie saisi.
Extériorisée pour les natures de la prime N° 026, 027, 029.
au :
Date de fin de la période de rattachement.
Par défaut, date de fin de la période du dernier bulletin de paie saisi.
Extériorisée pour les natures de la prime N° 026, 027, 029.
Nature de la prime :
Motif définissant le tpe de la prime, gratification ou indemnité.
026 - Prime exceptionnelle liée à l’activité avec période de rattachement spécifique
(prime de productivité, …).
027 - Prime liée à l’activité avec période de rattachement spécifique (13ème mois,
prime de vacances, …).
028 - Prime non liée à l’activité (naissance, mariage, déménagement, …).
029 - Prime liée au rachat des jours de RTT avec période de rattachement spécifique.
030 - Prime rachat CET.
039 - Complément de rémunération à la charge de l’Etat.
900 – Indemnité d’expatriation.
901 – Indemnité d’impatriation.
Montant :
Montant de la prime.
Absences ou inactivités
Onglet non utilisé.
Traitement du signalement FCTU
A cette étape, le bouton "Fermer" permet de fermer la fenêtre et d’enregistrer les informations, alors que le bouton "Abandonner" permet de fermer la fenêtre sans enregistrer les informations.
Cliquez sur le bouton "Valider" pour accéder à la fenêtre de génération du signalement FCTU.
Cliquez sur le bouton "Générer" pour générer le fichier de signalement FCTU dans le « Répertoire du fichier » sélectionné.
Suite à la génération, 2 comptes-rendus sont affichés. Dans un 1er temps, celui de STUDIO,
suivi, dans un 2ème temps, de celui de l’Autocontrôle DSN.
Le fichier de signalement FCTU est généré.
Il ne vous reste plus qu’à le déposer sur le site de Net-entreprises, en choisissant la déclaration « DSN régime général ».
Traitement du signalement FCTU en masse
Au menu de Studio, cliquez sur « Traitement » puis sur « Gestion des FCTU en masse ».
Renseigner éventuellement une fourchette de salariés dans « Du salarié » et « Au salarié ». Renseigner la fourchette de paiement dans « Date de paiement » et « au ». Si les bulletins de paie de l’année précédente sont saisis dans un autre dossier, renseignez « Dossier N-1 » avant de cliquer sur le bouton "Rechercher" . Cliquez sur le bouton "Loupe" pour accéder à l’Explorateur de fichiers Windows, et effectuez la recherche du dossier.
Cliquez sur le bouton "Selection/Deselection Totale" afin de sélectionner tous les salariés. Vous pouvez également double-cliquer
dans la colonne « OK », ou sélectionner une ou plusieurs ligne(s) du tableau et utiliser le bouton "Selection/Deselection" pour ne sélectionner que certains salariés.
Cliquez sur le bouton "Traitement" pour générer les fichiers de signalement FCTU dans le « Répertoire des DSN » sélectionné.
Répondre par « Oui » à la question posée.
Les fichiers de signalement FCTU sont générés
Il ne vous reste plus qu’à les déposer sur le site de Net-entreprises, en choisissant la déclaration « DSN régime général ».
Suite à la génération, le compte-rendu est affiché. Sur la 1ère page, celui, général, de STUDIO,
sur les pages suivantes, ceux, détaillés, de l’Autocontrôle DSN (1 page par salarié).
Découvrez nos formations Premium
Pour un apprentissage plus rapide, accédez à nos contenus vidéos.