Media – Envoi des contrats dans le Coffre Xotis

Documents éligibles :

– Contrats

L’envoi des contrats dans le Coffre Xotis nécessite d’avoir souscrit à l’option de signature électronique des contrats.

La procédure est identique pour Media et Media+.

La lettre d’information permet d’informer les salariés que la société dématérialise ses documents RH. Elle fournit également le mot de passe temporaire nécessaire à la création du compte.

Afin d’envoyer la lettre d’information, cliquez sur l’onglet Salariés, Lettre de dématérialisation.

Sélectionnez le type de sortie Par mail.

Pour rééditer une ou plusieurs lettres, cliquez sur Même les fiches déjà éditées.

Cochez la fonction Pré-Contrôle si vous ne souhaitez pas renvoyer la lettre aux salariés ayant déjà un coffre.

Pour recevoir les éventuels refus des salariés, renseignez votre adresse mail dans Adresse mail de retour.

La fenêtre de Pré-Contrôle s’affiche après validation de l’étape précédente. Elle permet de contrôler l’existence d’un coffre pour un salarié, son adresse mail et son numéro de Sécurité Sociale.

Seuls les salariés dont l’état est À traiter recevront la lettre de dématérialisation.

Pensez toujours à pointer l’envoi de la lettre après validation.

L’envoi des contrats dans le coffre peut se faire manuellement ou automatiquement. 

Le mode manuel est configuré par défaut.

Pour passer en mode automatique, cocher Envoi auto. des contrats dans le coffre dans le paramétrage dossier. 

Ce paramétrage se réalise dossier par dossier.

Quelque soit le mode d’envoi choisi, il est nécessaire de rafraichir les états de contrats envoyés en signature électronique. 

Via le Suivi des signatures, cliquez sur Rafraichir les états de signatures pour mettre à jour. Les contrats signés passeront ainsi en état terminé.  

Le pointage des contrats signés se retrouve également dans la fenêtre de gestion des contrats :

Lorsque le mode automatique est activé : dès qu’un contrat aura terminé son process de signature et que vous  aurez rafraichi les états dans Suivi des signatures, le contrat signé sera automatiquement envoyé dans le coffre Xotis.  

En mode manuel, les contrats doivent être sélectionnés pour être envoyés dans le coffre. 

Après avoir rafraichi les états de signatures, sélectionnez les contrats signés dans la fenêtre de gestion des contrats puis cliquez sur Envoi coffre. 

Une fois les contrats envoyés vers le coffre, la colonne Déposé dans le coffre se coche automatiquement (idem en mode automatique)

Le coffre Xotis est disponible à l’adresse : www.demat-xotis.fr