Studio – Dématérialisation des documents : Coffre Xotis
Documents éligibles :
– Bulletins de paie – AEM
– Certificats congés spectacles – Droits d’auteurs
– Attestations annuelles – Certificats de précompte
La lettre d’information permet d’informer aux salariés que la société dématérialise ses documents RH. Elle fournit également le mot de passe temporaire nécessaire à la création du compte.
Afin d’envoyer la lettre d’information, cliquez sur l’onglet Éditions, Salariés, Lettre de dématérialisation.
L’envoi des lettres doit se faire impérativement avant le dépôt des premiers documents dans le coffre !
Sélectionnez le type de sortie Par mail.
Pour rééditer une ou plusieurs lettres, cliquez sur Même déjà éditée.
Cochez la fonction Pré-Contrôle si vous ne souhaitez pas renvoyer la lettre aux salariés ayant déjà un coffre.
Pour recevoir les éventuels refus des salariés, renseignez votre adresse mail dans Adresse mail de retour.
La fenêtre de Pré-Contrôle s’affiche après validation de l’étape précédente. Elle permet de contrôler l’existence d’un coffre pour un salarié, son adresse mail et son numéro de Sécurité Sociale.
Nous vous conseillons d’afficher ou imprimer cette liste avant l’envoi.
Seuls les salariés en état À traiter recevront la lettre de dématérialisation.
Pensez toujours à pointer l’envoi de la lettre après validation.
Modèle de lettre d’information :
Si le salarié refuse, il devra vous en informer. Vous devez alors l’indiquer dans sa fiche salarié, onglet Renseignements et cocher Refus coffre.
Pour envoyer vos bulletins de paie dans le coffre Xotis, il suffit simplement de sélectionner Coffre Xotis dans le Type de sortie. Les bulletins transférés seront alors pointés et ne seront pas réédités lors de la prochaine édition.
Si aucun message d’erreur ne s’affiche, confirmez le bon traitement de l’édition.
Pour éditer sur papier les bulletins des salariés ayant refusés la dématérialisation, sélectionnez Uniquement les salariés sans coffre dans Type de bulletin à éditer puis Impression dans Type de sortie. Validez à nouveau.
La procédure pour l’envoi des Droits d’auteurs est identique. Sélectionnez Oui dans Dossier Auteurs.
La procédure est identique pour l’édition des AEM. Sélectionnez Coffre Xotis.
Le transfert vers le coffre n’altère en rien la génération de votre fichier EDI des AEM.
Pour éditer sur papier les AEM des salariés ayant refusés la dématérialisation, sélectionnez Uniquement les salariés sans coffre dans Type de bulletin à éditer, sélectionnez Impression dans Type de sortie et validez.
NB : Dans le cas de l’édition des bulletins ou de l’AEM, il est toujours possible de faire un affichage si vous souhaitez contrôler vos documents. Vous pouvez également faire une réédition dans le format que vous souhaitez.
Pour déposer les Certificats Congés Spectacles, cliquez sur Éditions, Périodiques, Certificats Congés Spectacles.
Sélectionnez Coffre Xotis et validez.
Pour envoyer les Certificats Congés en réédition, allez sur Éditions, Périodiques, Fichier Congés.
Cliquez sur la Loupe pour afficher la liste de périodes et sélectionnez celle que vous désirez.
S’affiche alors la liste des certificats préalablement validés. Cliquez sur Tout sélectionner pour choisir PDF coffre dans le Type de sortie. Cliquez ensuite sur le bouton Impression pour envoyer les certificats dans le coffre Xotis.
NB : Il se peut que dans cette liste, certains salariés aient refusé la dématérialisation de leurs documents. Il ne faut pas les décocher. Leur certificat ne sera pas envoyé dans le coffre. Pour les éditer, laissez cocher tous les salariés et sélectionner Uniquement les salariés sans coffre puis cliquez sur le bouton Impression.
Édition des attestations annuelles :
Pour envoyer les attestations annuelles dans le coffre, sélectionnez Coffre Xotis dans Type de sortie.
Attention : vérifiez que l’édition soit bien sur Feuille Blanche.
Édition des certificats de précompte :
Editions > Périodiques > Agessa
Sélectionnez Certification de précompte dans Périodicité puis Coffre Xotis dans Type de sortie
Le coffre Xotis est disponible à l’adresse : www.demat-xotis.fr
Vous êtes une société, cliquez sur l’onglet Société : Connectez-vous sur votre espace employeur afin de visualiser les documents déposés dans le coffre Xotis. Tous vos dossiers sont disponibles via le même accès.
Suivez et gérez vos crédits nécessaires au dépôt de documents.
Onglet Salarié : Lors de sa première connexion, le salarié doit créer son compte en cliquant sur Créer votre compte et renseigner les informations demandées. C’est à ce moment qu’il doit utiliser le mot de passe qu’il lui a été transmis par mail ou courrier.
NB : Le numéro de sécurité sociale doit être rempli au complet, avec la clé.
Si un salarié rencontre des difficultés, un formulaire de contact est à sa disposition sur la page d’accueil : www.demat-xotis.fr
Puis, sur l’onglet « Attestation, Inscription », cliquez sur le bouton "Fin de contrat/CDD" . A noter que ce bouton est « un flip-flop », c-à-d qu’il permet successivement de mettre / retirer la Fin de contrat.
Résultat
A partir de la fiche du salarié concerné, cliquez sur le bouton "Réédition et outils" .
La Fin de contrat est matérialisée par la présence du panneau « EXIT » dans la colonne « Contrat terminé ».
Cinématique de la déclaration d’un signalement FCTU
Cas 1 : Les derniers éléments relatifs au contrat sont mis dans la paie du mois de la fin de contrat
Le contrat se termine le 28/02/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 28/02/2021.
Les éléments relatifs à la fin de contrat sont déclarés au mois de 02/2021.
Mois « M » : 02/2021.
Mois « M-1 » : 01/2021.
Cas 2 : Le contrat est infra mensuel et a débuté après la dernière paie
Le contrat commence le 26/03/2021 et se termine le 28/03/2021.
Le salarié entre après l’établissement de la paie de 03/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 03/04/2021.
Les éléments relatifs à la paie de 03/2021 et à la fin de contrat sont déclarés au mois de 04/2021.
Mois « M » : 04/2021.
Après avoir vérifié le paramétrage, cliquez sur le bouton "valider" pour valider les informations et fermer la fenêtre, ou sur le bouton "fermer" pour fermer la fenêtre sans valider les informations.
Cas 3 : Fin de contrat intervenant en début de mois
Le contrat se termine le 02/06/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 03/06/2021.
Les éléments relatifs à la fin de contrat sont déclarés au mois de 06/2021.
Mois « M » : 06/2021.
Mois « M-1 » : 05/2021.
Cas 4 : Fin de contrat déclarée postérieurement à la transmission de la DSN mensuelle
Le contrat se termine le 25/07/2021.
L’employeur déclare à tort le salarié sans fin de contrat sur la DSN mensuelle du mois de 07/2021.
Le signalement FCTU est déclaré en 08/2021, après le dépôt de la DSN mensuelle de 07/2021, et porte une Fin de contrat au 25/07/2021 dont les éléments seront rectifiés lors de la DSN mensuelle de 08/2021.
Mois « M » : 08/2021.
Mois « M-1 » : 07/2021.
Cette cinématique ne peut pas être mise en œuvre autrement que part le biais d’un bulletin d’annulation en 08/2021 du bulletin
de paie de 07/2021 sur lequel la Fin de contrat a été oubliée, suivi d’un bulletin de 07/2021 refait en 08/2021 avec la Fin de contrat.
Sachant que
Pour obtenir ce résultat, il est indispensable de répondre par « Non » à la question posée lorsque vous cliquez sur le bouton "Rechercher".
Détail des salaires
Primes ou indemnités de périodicité différente du salaire mensuel
Les primes, gratifications et indemnités à mentionner dans ce tableau sont de périodicités non mensuelles.
Primes ou indemnités de périodicité différente du salaire mensuel
Du :
Date de début de la période de rattachement.
Par défaut, date de début de la période du dernier bulletin de paie saisi.
Extériorisée pour les natures de la prime N° 026, 027, 029.
au :
Date de fin de la période de rattachement.
Par défaut, date de fin de la période du dernier bulletin de paie saisi.
Extériorisée pour les natures de la prime N° 026, 027, 029.
Nature de la prime :
Motif définissant le tpe de la prime, gratification ou indemnité.
026 - Prime exceptionnelle liée à l’activité avec période de rattachement spécifique
(prime de productivité, …).
027 - Prime liée à l’activité avec période de rattachement spécifique (13ème mois,
prime de vacances, …).
028 - Prime non liée à l’activité (naissance, mariage, déménagement, …).
029 - Prime liée au rachat des jours de RTT avec période de rattachement spécifique.
030 - Prime rachat CET.
039 - Complément de rémunération à la charge de l’Etat.
900 – Indemnité d’expatriation.
901 – Indemnité d’impatriation.
Montant :
Montant de la prime.
Absences ou inactivités
Onglet non utilisé.
Traitement du signalement FCTU
A cette étape, le bouton "Fermer" permet de fermer la fenêtre et d’enregistrer les informations, alors que le bouton "Abandonner" permet de fermer la fenêtre sans enregistrer les informations.
Cliquez sur le bouton "Valider" pour accéder à la fenêtre de génération du signalement FCTU.
Cliquez sur le bouton "Générer" pour générer le fichier de signalement FCTU dans le « Répertoire du fichier » sélectionné.
Suite à la génération, 2 comptes-rendus sont affichés. Dans un 1er temps, celui de STUDIO,
suivi, dans un 2ème temps, de celui de l’Autocontrôle DSN.
Le fichier de signalement FCTU est généré.
Il ne vous reste plus qu’à le déposer sur le site de Net-entreprises, en choisissant la déclaration « DSN régime général ».
Traitement du signalement FCTU en masse
Au menu de Studio, cliquez sur « Traitement » puis sur « Gestion des FCTU en masse ».
Renseigner éventuellement une fourchette de salariés dans « Du salarié » et « Au salarié ». Renseigner la fourchette de paiement dans « Date de paiement » et « au ». Si les bulletins de paie de l’année précédente sont saisis dans un autre dossier, renseignez « Dossier N-1 » avant de cliquer sur le bouton "Rechercher" . Cliquez sur le bouton "Loupe" pour accéder à l’Explorateur de fichiers Windows, et effectuez la recherche du dossier.
Cliquez sur le bouton "Selection/Deselection Totale" afin de sélectionner tous les salariés. Vous pouvez également double-cliquer
dans la colonne « OK », ou sélectionner une ou plusieurs ligne(s) du tableau et utiliser le bouton "Selection/Deselection" pour ne sélectionner que certains salariés.
Cliquez sur le bouton "Traitement" pour générer les fichiers de signalement FCTU dans le « Répertoire des DSN » sélectionné.
Répondre par « Oui » à la question posée.
Les fichiers de signalement FCTU sont générés
Il ne vous reste plus qu’à les déposer sur le site de Net-entreprises, en choisissant la déclaration « DSN régime général ».
Suite à la génération, le compte-rendu est affiché. Sur la 1ère page, celui, général, de STUDIO,
sur les pages suivantes, ceux, détaillés, de l’Autocontrôle DSN (1 page par salarié).
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