Clôture d’un exercice

25 octobre 2023

PRÉAMBULE

Permet la clôture de l’exercice, mais également l’archivage automatique du dossier.

Au menu de Louma, cliquez sur « Outils » puis sur « Clôture Exercice ».

Rappel contexte

Paramétrage du dossier.

Le dossier a été ouvert au 01/01/2018.
A la fin de l’exercice 2018, il n’est pas nécessaire d’ouvrir un nouveau dossier, pour commencer à saisir en 2019, il suffit simplement de modifier la date de fin d’exercice (31/12/2018 -> 31/12/2019). Ainsi, il est possible de commencer la saisie sur l’exercice 2019, et ce sans avoir clôturé l’exercice 2018.

Vérification du paramétrage

Au menu de LOUMA, cliquez sur « Paramétrage », puis « Paramétrage global », puis « Comptes lettrés / Clôture ».

Vous devez paramétrer les fourchettes de comptes lettrés qui vont être proposés pour être conservés en détail lors de la clôture (afin de permettre le suivi du lettrage sur plusieurs exercices). Puis cliquez sur le bouton “validé”.
Logiquement, ce paramétrage doit correspondre à celui (ou une partie de celui) réalisé lorsque vous cliquez sur « Comptes à lettrer ».

Ce seul paramétrage n’est pas suffisant. Il faudra en outre, au moment du traitement, demander à conserver les écritures non lettrées sur les comptes de tiers.
Cliquez sur « Comptes trésorerie / Clôture ».

Vous devez paramétrer les fourchettes de comptes financiers / de trésorerie qui vont être proposés pour être conservés en détail lors de la clôture (afin de permettre le suivi du rapprochement bancaire sur plusieurs exercices). Puis cliquez sur le bouton “validé”.
Logiquement, ce paramétrage doit correspondre à celui réalisé lorsque vous cliquez sur « Comptes de trésorerie ».

Ce seul paramétrage est suffisant.
Cette étape peut être différée, car le paramétrage est également accessible directement au niveau du traitement, par l’intermédiaire du bouton Paramètres .

Contrôle du lettrage

Vous devez impérativement contrôler le lettrage. Ce contrôle peut être réalisé automatiquement, au fur et à mesure de l’édition du grand-livre.
Au menu de LOUMA, cliquez sur « Editions » puis « Grand-Livre ».
Ne pas modifier la date de fin de période, car il est impératif de contrôler le lettrage « à cheval » sur les 2 exercices (les écritures de 2018 lettrées avec des écritures de 2019)

Au niveau de « Contrôle Lettrage », sélectionnez « Oui », puis cliquez sur le bouton « validé » .
Si le lettrage est déséquilibré, l’icône “point d’exclamation dans un triangle rouge” marque le compte concerné, et le détail du déséquilibre est édité en dernière
page.

Si le lettrage est déséquilibré, vous devez le rééquilibrer, à l’exception, le cas échéant, des comptes de TVA et des comptes financiers / de trésorie, qui peuvent faire l’objet d’un lettrage particulier (A18 pour 01/2018, B18 pour 02/2018, C18 pour 03/2018, etc.).
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Calcul du résultat

Vous devez impérativement calculer le résultat. Ce calcul peut être réalisé automatiquement, en édition de la balance.
Au menu de LOUMA, cliquez sur « Editions » puis « Balance ».
Modifiez la date de fin de période, car le résultat doit être calculé au 31/12/2018.
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Au niveau de « Edition Récapitulatifs », sélectionnez « Oui », puis cliquez sur le bouton « Validé »,.
Le résultat est calculé en dernière page.
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Vous pouvez en profiter pour vérifier que la balance est équilibrée.

Renommer le dossier

Si le nom du dossier fait état de l’exercice à clôturer, il est fortement recommandé de le renommer.
Il faut être seul sur le dossier pour faire cette procédure.
Dans notre exemple, le nom du dossier est « 2018 ». Le dossier contient l’exercice 2018 et l’exercice 2019.
Lors du traitement, l’archivage automatique du dossier va également être réalisé, et le nom du dossier archivé devra être défini.
Si le dossier n’est pas renommé, le nom du dossier archivé ne pourra pas être « 2018 », puisque ce nom existe déjà.
Il sera, par exemple, « ARC2018 ». Le dossier « ARC2018 » contiendra l’exercice 2018, mais le dossier « 2018 » contiendra l’exercice 2019, ce qui n’est pas très logique !
Si le dossier est renommé en « 2019 », le nom du dossier archivé pourra alors être « 2018 », puisque ce nom n’existera plus. Le dossier « 2018 » contiendra l’exercice 2018, le dossier « 2019 » contiendra l’exercice 2019, etc.
Au menu de LOUMA, cliquez sur « Dossier » puis « Ouvrir ». Cliquez sur le bouton « Renommer » afin de renommer le dossier courant.

Au niveau de « Nouveau nom », saisissez « 2019 » à la place de « 2018 », puis cliquez sur bouton « Validé » , et finalisez l’opération en répondant à la question « Confirmez-vous cette opération ? ». Repositionnez-vous ensuite
dans le dossier « 2019 ».
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Sauvegarde du dossier

Une sauvegarde doit impérativement être réalisée avant d’effectuer le traitement, ne serait-ce qu’à titre provisoire,
par exemple sur votre Bureau.
Au menu de LOUMA, cliquez sur « Outils » puis « Sauvegarde ».
Sélectionnez votre « Lecteur de sauvegarde », puis cliquez sur le bouton

, et finalisez la sauvegarde
en répondant à la question « Confirmez-vous ce traitement ? ».
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Description de la fenêtre principale

Pour lancer la clôture, il faut aller dans « Outils » puis « Clôture exercice », Il faut absolument que vous soyez le seul
dans le dossier, répondre « ok » à la question « Ce traitement bloque l’ensemble des fichiers, Prévenez vos collaborateurs ! », il faut également faire une sauvegarde avant de lancer le traitement, il vous faudra donc confirmer que vous avez fait cette manipulation en répondant « oui » à la question « Avez-vous fait une sauvegarde du dossier ».

0 Accède au paramétrage successif des fourchettes de comptes (Voir Vérification du paramétrage).
1 Nom du dossier archivé, qui contiendra les écritures de l’exercice N qui va être clôturé, pour des interrogations ou des
éditions ultérieures.
2 Date d’ouverture du nouvel exercice.
3 Oui : permet de conserver les écritures non lettrées (ou lettrées à cheval sur les 2 exercices) relatives aux comptes lettrés appartenant aux fourchettes de comptes paramétrées.
Non : permet de ne pas les conserver, seul le solde cumulé de ces écritures sera repris.
4 Permet de conserver (ou non) les axes analytiques des écritures d’un exercice sur l’autre, et de définir leur niveau de détail.
En détail : Ils sont conservés en détail pour TOUS les comptes.
En solde : Ils sont conservés en solde, pour TOUS les comptes.
Non : Ils ne sont pas conservés.
Bilan Détail : Ils sont conservés en détail, mais UNIQUEMENT pour les comptes de bilan.
Bilan Solde : Ils sont conservés en solde, mais UNIQUEMENT pour les comptes de bilan.
5 Oui : Permet de conserver le détail des écritures relatives à l’état préparatoire de TVA.
Non : Permet de ne pas le conserver.
6 si ‘’Ne plus utiliser’’ coché sur Section : permet de supprimer les écritures analytiques qui ont une section pour laquelle « Ne plus utiliser » est cochée.
Non : permet de ne pas les supprimer.

7 Non : permet de ne pas prendre en compte les écritures du journal provisoire.
Oui : permet de les prendre en compte.
8 Non : permet de ne pas prendre en compte les écritures du journal de retraitement.
Oui : permet de les prendre en compte.
9 Permet de reclôturer le dossier si le contexte le permet (et UNIQUEMENT si l’utilisateur connecté est SUPERVISEUR).
10 Journal qui recevra les écritures d’à nouveaux.
0 Devise du dossier après clôture.
1 Compte d’attente pour les différences de change ou d’arrondi éventuelles.
2 Compte d’équilibre Film (UNIQUEMENT si « Type Comptabilité » vaut « Film »).
3 Zone de travail.
4 Permet de lancer ou annuler le traitement.
5 Comptabilité de type Société ou Film. Par défaut, ce qui a été défini au niveau du paramétrage du dossier.
6 Si cochée, permet, lorsque les axes analytiques sont conservés, de conserver également les dates d’origine (en effet, par
défaut, les axes sont automatiquement ramenés à « Date début nouvel Exercice »).
NB : Si les écritures non lettrées ont été conservées à tort, si les axes analytiques ont été conservés à tort, si les axes, analytiques relatifs aux sections n’ont pas été supprimés à tort, si les écritures du journal provisoire ou de retraitement ont été conservées à tort. En résumé, si « trop » d’informations ont été conservées, il est possible de retraiter. L’inverse n’est, bien évidemment, pas possible.

Procédure

Renseignez les différents paramètres, puis cliquez sur le bouton « Validé » , et finalisez la clôture en répondant à la question « Confirmez-vous ce traitement ? ». Le nombre d’informations traitées défile rapidement dans les zones de travail,
jusqu’à l’affichage du message « Traitement terminé »
.

Résultats

Dossier en cours 2019

Dossier archivé 2018

Paramétrage du dossier
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La date de fin d’exercice a été automatiquement mise à jour, ainsi que la date de blocage à la saisie, et « Dossier clôturé » a été automatiquement cochée.
Il n’est plus possible d’intervenir au niveau des écritures du dossier. Concrètement, certains icônes ne sont plus affichés (« Saisie des écritures »),

et certains sous-menus ne sont plus affichés (« Ecritures » / « Saisie », « Modification », « Renumérotation d’un compte »).

Retour au dossier en cours 2019

Vous devez impérativement vérifier le résultat.

Par le brouillard : au menu de LOUMA, cliquez sur « Editions » puis « Brouillards ». Au niveau de la fenêtre « Brouillard de saisie », dans « Journal à éditer » saisissez « 99 », et dans « Mois (MM) » saisissez « 1 » (dans notre exemple). Renseignez ensuite les différents autres paramètres. Vérifiez « Résultat exercice Antérieur »

.

Le Journal des à nouveaux présente la particularité d’avoir chacun de ses chronos d’écritures déséquilibré (« erreur équilibre »), bien que le Journal soit, lui, fort heureusement, équilibré (« Total Journal »). Par conséquent, vous ne devez jamais rééquilibrer un tel chrono, car le journal en deviendrait déséquilibré.
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Par le journal général : au menu de LOUMA, cliquez sur « Editions » puis « Journaux Généraux ». Au niveau de la fenêtre « Journaux généraux », dans « Journal à éditer » saisissez « 99 », dans « Période Début (JJMMAAAA) » et « Période Fin (JJMMAAAA) » saisissez « 01/01/2019 » (dans notre exemple). Renseignez ensuite les différents autres paramètres. Vérifiez « Résultat exercice Antérieur ».

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Par l’interrogation du compte de résultat : au menu de LOUMA, cliquez sur « Ecritures » puis « Interrogation des Comptes ». Au niveau de « Compte », saisissez le compte de résultat (« 120000 » dans notre exemple car il s’agit d’un bénéfice, sinon « 129000 » s’il s’agit d’une perte). Vérifiez « Crédit » (ou « Débit »).

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Cas particulier des écritures lettrées à cheval sur les 2 exercies.

Dans le dossier avant clôture, sur l’exemple de ce compte fournisseur, le lettrage sur « AP » est à cheval sur les 2 exercices, puisque le règlement au 31/01/2019 concerne la facture d’achat du 10/12/2018.
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Dans le dossier « 2019 » après clôture, nous retrouvons ces 2 écritures sur « AP ».
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Dans le dossier archivé « 2018 », nous ne retrouvons plus que l’écriture du 10/12/2018, qui, par conséquent, a été automatiquement dé-lettrée.

Clôture d’un exercice

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