Gestion de dossier
Dans Louma, vous avez la possibilité de créer autant de dossiers que vous le souhaitez en récupérant les informations d’un dossier existant, d’archiver ceux que vous n’utilisez plus, de les renommer ou de les supprimer. La suppression de dossier se fait uniquement à l’aide du code Superviseur.
Pour ouvrir et sélectionner un dossier, cliquez sur « Dossier » puis sur « Ouvrir » (ou cliquez sur le bouton ). Au lancement de Louma, si aucun dossier n’est ouvert, vous n’aurez aucune option active (les options « Paramétrage », « Traitement », « Edition »… seront grisées).
Choisissez alors le dossier que vous souhaitez ouvrir, en double cliquant sur le dossier ou en vous positionnant dessus et en cliquant sur le bouton Valider. Une fois le dossier ouvert, dans « Société en traitement » apparait le code société, le code du dossier et la raison sociale du dossier.
Création de dossier
Pour créer un dossier, au menu de Louma, cliquez sur « Dossier » puis sur « Nouveau » (ou cliquez sur le bouton Nouveau). Vous pouvez aussi créer un nouveau dossier, lorsque vous êtes en sélection de dossier, en cliquant sur le bouton Nouveau.
Dans la rubrique « Société », renseignez le nom (code) de la société ou cliquez sur le bouton Recherche pour obtenir la liste des sociétés déjà existantes. Dans la rubrique « Dossier », renseignez le nom (code) du dossier que vous voulez créer. Ces codes peuvent comporter 20 caractères alphanumériques. Cliquez sur le bouton Valider pour confirmer le traitement et à la question « Confirmez-vous la création du dossier ? » cliquez sur le bouton Oui.
Si les codes d’une société et/ou d’un dossier ne sont pas corrects, vous avez la possibilité de les renommer. Au menu de Louma, cliquez sur « Dossier » puis sur « Ouvrir » (ou cliquez sur le bouton Renommer ). Sélectionnez la société ou le dossier puis cliquez sur le bouton Renommer.
Lorsque le nouveau code est renseigné, cliquez sur le bouton Valider pour valider, et à la question « Confirmez-vous cette opération ? » cliquez sur le bouton Oui.
Un dossier peut être renommé uniquement si :
- Le dossier n’est pas plusieurs fois ouvert sur votre machine,
- En réseau, le dossier ne doit pas être en cours d’utilisation sur une autre machine,
- Que les dossiers STUDIO, MEDIA ou FACTO pour lesquels un lien LOUMA avec ce dossier de comptabilité a été paramétré, ne soient pas en cours d’utilisation sur votre machine (ou sur une autre machine, si vous êtes en réseau).
Si une de ces conditions n’est pas respectée, vous obtiendrez le message « L’opération a échoué, le nom n’a pas été renommé ! ».
Lorsque vous avez un dossier que vous n’utilisez plus, vous avez la possibilité de l’archiver. Ce dossier n’apparaitra plus dans les dossiers « En cours » mais dans les dossiers « Archivés ». Il sera toujours consultable et modifiable si vous le souhaitez. Sélectionnez le dossier à archiver, cliquez sur le bouton Archive puis sur le bouton Ok. A la question « Confirmez-vous cette opération ? » cliquez sur le bouton Ok.
Désarchiver un dossier
Même principe … dossier archivé peut être désarchivé à tout moment. Sélectionnez l’option « Archivés » vous obtiendrez la liste des dossiers archivés. Sélectionnez le dossier à remettre dans les dossiers en cours puis cliquez sur le bouton Désactiver. Cliquez sur le bouton et à la question « Confirmez-vous cette opération ? » cliquez sur le bouton Valider.
A l’aide du code superviseur, un dossier peut être supprimé. Sélectionnez le dossier à supprimer puis cliquez sur le bouton Supprimer. A l’information « Avant de supprimer un dossier il est conseillé d’effectuer une sauvegarde » cliquez sur le bouton Ok. A la question « Confirmez-vous la suppression de : (« chemin du dossier ») ? », cliquez sur le bouton Oui.
Puis, sur l’onglet « Attestation, Inscription », cliquez sur le bouton "Fin de contrat/CDD" . A noter que ce bouton est « un flip-flop », c-à-d qu’il permet successivement de mettre / retirer la Fin de contrat.
Résultat
A partir de la fiche du salarié concerné, cliquez sur le bouton "Réédition et outils" .
La Fin de contrat est matérialisée par la présence du panneau « EXIT » dans la colonne « Contrat terminé ».
Cinématique de la déclaration d’un signalement FCTU
Cas 1 : Les derniers éléments relatifs au contrat sont mis dans la paie du mois de la fin de contrat
Le contrat se termine le 28/02/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 28/02/2021.
Les éléments relatifs à la fin de contrat sont déclarés au mois de 02/2021.
Mois « M » : 02/2021.
Mois « M-1 » : 01/2021.
Cas 2 : Le contrat est infra mensuel et a débuté après la dernière paie
Le contrat commence le 26/03/2021 et se termine le 28/03/2021.
Le salarié entre après l’établissement de la paie de 03/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 03/04/2021.
Les éléments relatifs à la paie de 03/2021 et à la fin de contrat sont déclarés au mois de 04/2021.
Mois « M » : 04/2021.
Après avoir vérifié le paramétrage, cliquez sur le bouton "valider" pour valider les informations et fermer la fenêtre, ou sur le bouton "fermer" pour fermer la fenêtre sans valider les informations.
Cas 3 : Fin de contrat intervenant en début de mois
Le contrat se termine le 02/06/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 03/06/2021.
Les éléments relatifs à la fin de contrat sont déclarés au mois de 06/2021.
Mois « M » : 06/2021.
Mois « M-1 » : 05/2021.
Cas 4 : Fin de contrat déclarée postérieurement à la transmission de la DSN mensuelle
Le contrat se termine le 25/07/2021.
L’employeur déclare à tort le salarié sans fin de contrat sur la DSN mensuelle du mois de 07/2021.
Le signalement FCTU est déclaré en 08/2021, après le dépôt de la DSN mensuelle de 07/2021, et porte une Fin de contrat au 25/07/2021 dont les éléments seront rectifiés lors de la DSN mensuelle de 08/2021.
Mois « M » : 08/2021.
Mois « M-1 » : 07/2021.
Cette cinématique ne peut pas être mise en œuvre autrement que part le biais d’un bulletin d’annulation en 08/2021 du bulletin
de paie de 07/2021 sur lequel la Fin de contrat a été oubliée, suivi d’un bulletin de 07/2021 refait en 08/2021 avec la Fin de contrat.
Sachant que
Pour obtenir ce résultat, il est indispensable de répondre par « Non » à la question posée lorsque vous cliquez sur le bouton "Rechercher".
Détail des salaires
Primes ou indemnités de périodicité différente du salaire mensuel
Les primes, gratifications et indemnités à mentionner dans ce tableau sont de périodicités non mensuelles.
Primes ou indemnités de périodicité différente du salaire mensuel
Du :
Date de début de la période de rattachement.
Par défaut, date de début de la période du dernier bulletin de paie saisi.
Extériorisée pour les natures de la prime N° 026, 027, 029.
au :
Date de fin de la période de rattachement.
Par défaut, date de fin de la période du dernier bulletin de paie saisi.
Extériorisée pour les natures de la prime N° 026, 027, 029.
Nature de la prime :
Motif définissant le tpe de la prime, gratification ou indemnité.
026 - Prime exceptionnelle liée à l’activité avec période de rattachement spécifique
(prime de productivité, …).
027 - Prime liée à l’activité avec période de rattachement spécifique (13ème mois,
prime de vacances, …).
028 - Prime non liée à l’activité (naissance, mariage, déménagement, …).
029 - Prime liée au rachat des jours de RTT avec période de rattachement spécifique.
030 - Prime rachat CET.
039 - Complément de rémunération à la charge de l’Etat.
900 – Indemnité d’expatriation.
901 – Indemnité d’impatriation.
Montant :
Montant de la prime.
Absences ou inactivités
Onglet non utilisé.
Traitement du signalement FCTU
A cette étape, le bouton "Fermer" permet de fermer la fenêtre et d’enregistrer les informations, alors que le bouton "Abandonner" permet de fermer la fenêtre sans enregistrer les informations.
Cliquez sur le bouton "Valider" pour accéder à la fenêtre de génération du signalement FCTU.
Cliquez sur le bouton "Générer" pour générer le fichier de signalement FCTU dans le « Répertoire du fichier » sélectionné.
Suite à la génération, 2 comptes-rendus sont affichés. Dans un 1er temps, celui de STUDIO,
suivi, dans un 2ème temps, de celui de l’Autocontrôle DSN.
Le fichier de signalement FCTU est généré.
Il ne vous reste plus qu’à le déposer sur le site de Net-entreprises, en choisissant la déclaration « DSN régime général ».
Traitement du signalement FCTU en masse
Au menu de Studio, cliquez sur « Traitement » puis sur « Gestion des FCTU en masse ».
Renseigner éventuellement une fourchette de salariés dans « Du salarié » et « Au salarié ». Renseigner la fourchette de paiement dans « Date de paiement » et « au ». Si les bulletins de paie de l’année précédente sont saisis dans un autre dossier, renseignez « Dossier N-1 » avant de cliquer sur le bouton "Rechercher" . Cliquez sur le bouton "Loupe" pour accéder à l’Explorateur de fichiers Windows, et effectuez la recherche du dossier.
Cliquez sur le bouton "Selection/Deselection Totale" afin de sélectionner tous les salariés. Vous pouvez également double-cliquer
dans la colonne « OK », ou sélectionner une ou plusieurs ligne(s) du tableau et utiliser le bouton "Selection/Deselection" pour ne sélectionner que certains salariés.
Cliquez sur le bouton "Traitement" pour générer les fichiers de signalement FCTU dans le « Répertoire des DSN » sélectionné.
Répondre par « Oui » à la question posée.
Les fichiers de signalement FCTU sont générés
Il ne vous reste plus qu’à les déposer sur le site de Net-entreprises, en choisissant la déclaration « DSN régime général ».
Suite à la génération, le compte-rendu est affiché. Sur la 1ère page, celui, général, de STUDIO,
sur les pages suivantes, ceux, détaillés, de l’Autocontrôle DSN (1 page par salarié).
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