Règlements fournisseurs
Permet l’édition de chèques, lettres chèques, traites, ou la génération de virements (nationaux ou internationaux), à partir des comptes fournisseurs dont les écritures ne sont pas lettrées.
Permet également, consécutivement,
- la génération des écritures de règlements,
- le lettrage automatique des comptes fournisseurs.
Au menu de LOUMA, cliquez sur « Ecritures » puis « Règlements Fournisseurs ».
0. Sélection des fournisseurs.
1. Date butoir pour la prise en compte des écritures (par rapport à la date d’échéance si renseignée, à la date d’écriture sinon)
2. Date du règlement et des écritures de règlement.
3. Compte qui recevra les écritures de règlement.
4. Un règlement par pièce permet de faire un règlement par pièce. Un règlement par compte de tiers permet de cumuler toutes les pièces et d’en faire un règlement global pars tiers
5. Banque à partir de laquelle sera fait le règlement.
6. Devise du règlement.
7. Format de chèque, lettres chèques ou de traites.
8. Nombre d’exemplaire de chèque, lettres chèques ou de traites.
9. Lance la recherche des écritures.
1. Permet d’indiquer un libellé spécifique dans le fichier virement, qui apparaîtra sur le relevé bancaire.
Le libellé de ligne de virement standard est « VIR. » + « Paramétrage » / « Dossier » / Onglet « Général » / « Raison Sociale ». La saisie de « #P » permet d’insérer le N° de pièce.
2. Format de lettres d’accompagnement éventuelle. Le format du fichier virement, lui, est unique.
Il correspond par défaut à la version N° 5 du protocole ETEBAC (Echanges Télématiques Banque-Clients) défini par le CFONB (Comité Français d’Organisation et de Normalisation Bancaire), et diffusé par l’AFP (Association Française des Banques).
3. Référence de la remise (SEPA UNIQUEMENT).
4. Répertoire de stockage du fichier virement.
5. Nom du fichier virement. Ne pas mettre de caractères spéciaux. Le Nom du fichier virement peut être incrémenté automatiquement s’il est structuré de la façon suivante : « VIR_ » + N° d’ordre (par exemple, VIR_001.txt). Toutefois cette incrémentation peut être neutralisée dans « Paramétrage » / « Dossier » / Onglet « Banque » / « Pas d’incrémentation automatique du nom du fichier virement » (si cochée).
6. Virement de masse (si cochée, seul le total du virement apparaîtra sur le relevé bancaire, pas le détail) (Pour un souci de confidentialité).
7. Virement interco (si cochée, virement de trésorerie, virement ordinaire sinon).
8. Comptabilisation par lot (SEPA UNIQUEMENT) (si cochée) (A voir avec la banque).
9. Fichier virement au format SEPA (Single Euro Payments Aera – Espace unique de paiement en Euros) (si cochée). Obligatoire à partir de 10/2011.
10. Nombre d’exemplaire de chèque, lettres chèques ou de traites.
Virement INTERCO, est un virement inter société pour qu il soit génrer il faut le paramétrer en PAIN 03.
Depuis les dernières versions de LOUMA, vous avez la possibilité d’envoyer un email à vos fournisseurs (avec en pièce jointe la lettre d’accompagnement) pour leur indiquer qu’un règlement en leur faveur a été effectué. Afin que ce traitement soit possible, vous devez préalablement paramétrer les éléments concernant votre messagerie. Tous ces renseignements sont accessibles dans votre compte de messagerie.
Il est impératif de disposer d’une messagerie interne, paramétrée sur votre poste (Microsoft Outlook ©, Outlook Express ©, Windows Mail ©) ou sur le serveur (prochainement Microsoft Exchange ©). Une messagerie externe, paramétrée sur Internet (Orange ©, Gmail ©, etc.) ne peut pas être pilotée par LOUMA.
Procédure
Effectuez votre sélection, puis cliquez sur le bouton Recherche. Vous obtenez la liste des écritures pour lesquelles vous pouvez réaliser les règlements. ATTENTION, si un règlement a déjà été saisi, mais que le lettrage n’a pas été effectué, l’écriture de règlement apparaît dans la liste des écritures.
Double-cliquez sur une écriture afin de sélectionner l’écriture. Une hirondelle rouge apparaît dans la colonne « Ok » (et inversement) …
Cliquez sur le bouton Valider, et à la question « Départ du traitement ? » cliquez sur Oui.
Lorsque vous gérez vos règlements par virement, vous avez la possibilité d’éditer une lettre d’accompagnement que vous pourrez transmettre aux fournisseurs. LOUMA propose plusieurs paramétrages de lettre d’accompagnement (disponibles dans « Format d’édition »), mais il y a toujours la possibilité d’adapter ou de créer un modèle en fonction de vos besoins.
Une liste des virements est ensuite générée, vous y trouverez le compte comptable et le nom des bénéficiaires, leurs références bancaires, leur compte (BIC), le montant des règlements … ainsi que les coordonnées bancaires de l’émetteur du virement, le nombre de virements à effectuer et le montant total des virements.
Finalisez l’édition en répondant à la question « Edition correcte ? ».
Si l’édition est correcte, le fichier virement est ensuite généré et stocké dans le répertoire indiqué dans « Répertoire du fichier virement » (sinon, vous revenez sur la fenêtre de gestion des règlements).
Cliquez sur le bouton Ok pour valider la fenêtre. Vous passez alors à la phase d’intégration.
Lorsque vous gérez vos règlements par chèque, lettre chèque ou traite, LOUMA propose plusieurs paramétrages (disponibles dans « Format d’édition »), mais il y a toujours la possibilité d’adapter ou de créer un modèle en fonction de vos besoins.
Finalisez l’édition en répondant à la question « Edition correcte ? ».
Si l’édition est correcte, vous passez alors à la phase d’intégration (sinon, vous revenez sur la fenêtre de gestion des règlements).
Une fois le traitement de vos règlements effectué, vous avez la possibilité d’intégrer les écritures de règlement.
Intégration.
L’écriture qui vient d’être réglée et lettrée n’est plus affichée.
Compte fournisseur, les écritures concernées par le règlement sont lettrées.
Puis, sur l’onglet « Attestation, Inscription », cliquez sur le bouton "Fin de contrat/CDD" . A noter que ce bouton est « un flip-flop », c-à-d qu’il permet successivement de mettre / retirer la Fin de contrat.
Résultat
A partir de la fiche du salarié concerné, cliquez sur le bouton "Réédition et outils" .
La Fin de contrat est matérialisée par la présence du panneau « EXIT » dans la colonne « Contrat terminé ».
Cinématique de la déclaration d’un signalement FCTU
Cas 1 : Les derniers éléments relatifs au contrat sont mis dans la paie du mois de la fin de contrat
Le contrat se termine le 28/02/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 28/02/2021.
Les éléments relatifs à la fin de contrat sont déclarés au mois de 02/2021.
Mois « M » : 02/2021.
Mois « M-1 » : 01/2021.
Cas 2 : Le contrat est infra mensuel et a débuté après la dernière paie
Le contrat commence le 26/03/2021 et se termine le 28/03/2021.
Le salarié entre après l’établissement de la paie de 03/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 03/04/2021.
Les éléments relatifs à la paie de 03/2021 et à la fin de contrat sont déclarés au mois de 04/2021.
Mois « M » : 04/2021.
Après avoir vérifié le paramétrage, cliquez sur le bouton "valider" pour valider les informations et fermer la fenêtre, ou sur le bouton "fermer" pour fermer la fenêtre sans valider les informations.
Cas 3 : Fin de contrat intervenant en début de mois
Le contrat se termine le 02/06/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 03/06/2021.
Les éléments relatifs à la fin de contrat sont déclarés au mois de 06/2021.
Mois « M » : 06/2021.
Mois « M-1 » : 05/2021.
Cas 4 : Fin de contrat déclarée postérieurement à la transmission de la DSN mensuelle
Le contrat se termine le 25/07/2021.
L’employeur déclare à tort le salarié sans fin de contrat sur la DSN mensuelle du mois de 07/2021.
Le signalement FCTU est déclaré en 08/2021, après le dépôt de la DSN mensuelle de 07/2021, et porte une Fin de contrat au 25/07/2021 dont les éléments seront rectifiés lors de la DSN mensuelle de 08/2021.
Mois « M » : 08/2021.
Mois « M-1 » : 07/2021.
Cette cinématique ne peut pas être mise en œuvre autrement que part le biais d’un bulletin d’annulation en 08/2021 du bulletin
de paie de 07/2021 sur lequel la Fin de contrat a été oubliée, suivi d’un bulletin de 07/2021 refait en 08/2021 avec la Fin de contrat.
Sachant que
Pour obtenir ce résultat, il est indispensable de répondre par « Non » à la question posée lorsque vous cliquez sur le bouton "Rechercher".
Détail des salaires
Primes ou indemnités de périodicité différente du salaire mensuel
Les primes, gratifications et indemnités à mentionner dans ce tableau sont de périodicités non mensuelles.
Primes ou indemnités de périodicité différente du salaire mensuel
Du :
Date de début de la période de rattachement.
Par défaut, date de début de la période du dernier bulletin de paie saisi.
Extériorisée pour les natures de la prime N° 026, 027, 029.
au :
Date de fin de la période de rattachement.
Par défaut, date de fin de la période du dernier bulletin de paie saisi.
Extériorisée pour les natures de la prime N° 026, 027, 029.
Nature de la prime :
Motif définissant le tpe de la prime, gratification ou indemnité.
026 - Prime exceptionnelle liée à l’activité avec période de rattachement spécifique
(prime de productivité, …).
027 - Prime liée à l’activité avec période de rattachement spécifique (13ème mois,
prime de vacances, …).
028 - Prime non liée à l’activité (naissance, mariage, déménagement, …).
029 - Prime liée au rachat des jours de RTT avec période de rattachement spécifique.
030 - Prime rachat CET.
039 - Complément de rémunération à la charge de l’Etat.
900 – Indemnité d’expatriation.
901 – Indemnité d’impatriation.
Montant :
Montant de la prime.
Absences ou inactivités
Onglet non utilisé.
Traitement du signalement FCTU
A cette étape, le bouton "Fermer" permet de fermer la fenêtre et d’enregistrer les informations, alors que le bouton "Abandonner" permet de fermer la fenêtre sans enregistrer les informations.
Cliquez sur le bouton "Valider" pour accéder à la fenêtre de génération du signalement FCTU.
Cliquez sur le bouton "Générer" pour générer le fichier de signalement FCTU dans le « Répertoire du fichier » sélectionné.
Suite à la génération, 2 comptes-rendus sont affichés. Dans un 1er temps, celui de STUDIO,
suivi, dans un 2ème temps, de celui de l’Autocontrôle DSN.
Le fichier de signalement FCTU est généré.
Il ne vous reste plus qu’à le déposer sur le site de Net-entreprises, en choisissant la déclaration « DSN régime général ».
Traitement du signalement FCTU en masse
Au menu de Studio, cliquez sur « Traitement » puis sur « Gestion des FCTU en masse ».
Renseigner éventuellement une fourchette de salariés dans « Du salarié » et « Au salarié ». Renseigner la fourchette de paiement dans « Date de paiement » et « au ». Si les bulletins de paie de l’année précédente sont saisis dans un autre dossier, renseignez « Dossier N-1 » avant de cliquer sur le bouton "Rechercher" . Cliquez sur le bouton "Loupe" pour accéder à l’Explorateur de fichiers Windows, et effectuez la recherche du dossier.
Cliquez sur le bouton "Selection/Deselection Totale" afin de sélectionner tous les salariés. Vous pouvez également double-cliquer
dans la colonne « OK », ou sélectionner une ou plusieurs ligne(s) du tableau et utiliser le bouton "Selection/Deselection" pour ne sélectionner que certains salariés.
Cliquez sur le bouton "Traitement" pour générer les fichiers de signalement FCTU dans le « Répertoire des DSN » sélectionné.
Répondre par « Oui » à la question posée.
Les fichiers de signalement FCTU sont générés
Il ne vous reste plus qu’à les déposer sur le site de Net-entreprises, en choisissant la déclaration « DSN régime général ».
Suite à la génération, le compte-rendu est affiché. Sur la 1ère page, celui, général, de STUDIO,
sur les pages suivantes, ceux, détaillés, de l’Autocontrôle DSN (1 page par salarié).
Découvrez nos formations Premium
Pour un apprentissage plus rapide, accédez à nos contenus vidéos.