Media intégration comptable
Ce traitement permet de faire le suivi comptable des bons de commande et des notes de frais à partir des éléments saisis dans Média jusqu’à l’intégration dans un logiciel de comptabilité.
Le fichier d’écriture généré est de type Excel.
Une option spécifique existe pour les utilisateurs de Sage, le fichier généré est de type Texte.
Au menu de Média, cliquez sur « Paramètres» « Dossier » puis sur l’onglet « Zones paramétrables et analytiques », rendre obligatoire la saisie de l’axe analytique 2 en cochant « Activer la saisie ». C’est l’imputation paramétrée sur l’axe analytique 2 qui deviendra le compte de charge de l’écriture comptable (explication au point suivant).
En zone libre 4 indiquer en libellé « n° de facture », elle servira en suivi des commandes à indiquer le n° de facture correspondant au bon de commande émis et donc deviendra le n° de pièce pour l’écriture comptable.
Vérification du plan analytique
Au menu de Média, cliquez sur « Paramètres » « Dossier », puis sur l’onglet « Paramètres ».
- Si vous utilisez LOUMA, vous devez indiquer votre dossier comptable de référence afin d’obtenir un plan analytique commun entre les deux logiciels.
- Si vous utilisez STUDIO (sans LOUMA), vous devez indiquer votre dossier de paye de référence afin d’obtenir un plan analytique commun entre les deux logiciels.
Au menu de Média, cliquez sur « Paramètres » « Poste budgétaire», puis sur chacun des postes budgétaires à modifier, renseignez « l’imputation » qui sera le compte de charge de l’écriture comptable.
Au menu de Média, cliquez sur « Paramètres» « TVA » et renseignez le taux et le compte comptable correspondant aux différentes lignes de TVA.
Remarque : le taux et le compte comptable seront utilisés pour générer l’écriture de tva à intégrer dans la comptabilité. Pour les bon de commandes, il est indiqué dans la fiche fournisseurs (voir paramétrage fiche fournisseur). Pour les notes de frais, il est indiqué dans la saisie elle-même.
- Sur la fiche du fournisseur, il faut également renseigner :
- et le code TVA nécessaire à la génération de l’écriture de TVA.
- le compte comptable nécessaire à la génération de l’écriture de tiers, le code de règlement qui permet de calculer automatiquement une éventuelle date d’échéance.
- Sur la fiche du salarié, il faut renseigner :
- le compte utilisé pour l’écriture comptable des régies et le compte utilisé pour l’’écriture comptable des notes de frais.
Au menu de Média, cliquez sur « Paramètres » « Productions ».
Lorsque vous recevez une facture fournisseur, celle-ci-doit être rapprochée avec le bon de commande, cette procédure s’effectue informatiquement en indiquant sur le bon de commande correspondant le n° et la date de la facture.
Cliquez sur l’icône « Suivi des commandes »
Indiquez la période, les commandes en cours et éventuellement la section puis cliquez sur « Lancer la recherche »
Pour saisir le n° et la date de facture, cliquez 2 fois sur le bon de commande concerné, puis cliquez sur « Détails »
Intégration des bons de commande
Au menu de Média, cliquez sur « Gestion comptable » « Intégration des bons de commande ».
Détail écriture : Détail de l’écriture qui a été intégrée dans Louma (le lien se fait sur le n° de facture).
Imprimer : Impression du suivi des bons de commandes.
Sélectionner les écritures à intégrer : Sélection de toutes les écritures pouvant être intégrées (non archivées et non intégrées).
Intégrer les écritures comptables : Génération du fichier permettant de faire l’intégration dans la comptabilité (voir chapitre suivant).
Intégrer les écritures d’inventaire : Génération du fichier permettant de faire l’intégration dans la comptabilité (voir chapitre suivant).
La génération des écritures comptables permet de générer un fichier Excel ou un fichier texte à intégrer dans le logiciel de comptabilité.
- Choix de l’intégration comptable : Excel, Sage ou Sage version 100 I7.
- Compte de tiers et libellé (écriture d’inventaire) : compte de tiers commun à toutes les écritures.
- Compte de TVA et libellé (écriture d’inventaire) : compte de TVA commun à toutes les écritures.
- Compte collectif (intégration Sage) : compte collectif des écritures.
- Récupération de la TVA (uniquement si la gestion TTC des commandes est active pour le dossier). Si coché, gestion des écritures HT, TVA et TTC.
- Nom et répertoire du fichier PDF ou Excel (loupe pour sélectionner un répertoire).
- A cocher pour archiver les commandes intégrées (uniquement pour les écritures comptables).
- N° de plan analytique : utilisé pour l’intégration Sage 100 I7.
- Code journal de l’écriture comptable.
Fichier Excel généré
Fichier Sage généré
Fichier Sage version 100 I7 généré
Au menu de Média, cliquez sur « Intégration comptable » « Notes de frais et retours régie ».
Une fenêtre de la liste des productions s’ouvre. Double-cliquez sur la production désirée pour afficher la liste des notes de frais et des retours régie.
La génération des écritures comptables permet de générer un fichier Excel ou un fichier texte à intégrer dans le logiciel de comptabilité.
- Choix de l’intégration comptable : Excel, Sage ou Sage version 100 I7.
- Compte de tiers collectif : compte de tiers commun à toutes les écritures.
- Compte régie par défaut : compte de régie commun à toutes les écritures si absence de compte de régie sur la fiche salarié.
- Compte note de frais par défaut : compte de note de frais commun à toutes les écritures si absence de compte de note de frais sur la fiche salarié.
- Nom et répertoire du fichier PDF ou Excel (loupe pour sélectionner un répertoire).
- A cocher pour archiver les notes de frais ou retours régies intégrées (uniquement pour les écritures comptables).
- Code journal de l’écriture comptable.
- N° de plan analytique : utilisé pour l’intégration Sage 100 I7.
Fichier Excel généré
Fichier Sage généré
Fichier Sage version 100 I7 généré
Puis, sur l’onglet « Attestation, Inscription », cliquez sur le bouton "Fin de contrat/CDD" . A noter que ce bouton est « un flip-flop », c-à-d qu’il permet successivement de mettre / retirer la Fin de contrat.
Résultat
A partir de la fiche du salarié concerné, cliquez sur le bouton "Réédition et outils" .
La Fin de contrat est matérialisée par la présence du panneau « EXIT » dans la colonne « Contrat terminé ».
Cinématique de la déclaration d’un signalement FCTU
Cas 1 : Les derniers éléments relatifs au contrat sont mis dans la paie du mois de la fin de contrat
Le contrat se termine le 28/02/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 28/02/2021.
Les éléments relatifs à la fin de contrat sont déclarés au mois de 02/2021.
Mois « M » : 02/2021.
Mois « M-1 » : 01/2021.
Cas 2 : Le contrat est infra mensuel et a débuté après la dernière paie
Le contrat commence le 26/03/2021 et se termine le 28/03/2021.
Le salarié entre après l’établissement de la paie de 03/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 03/04/2021.
Les éléments relatifs à la paie de 03/2021 et à la fin de contrat sont déclarés au mois de 04/2021.
Mois « M » : 04/2021.
Après avoir vérifié le paramétrage, cliquez sur le bouton "valider" pour valider les informations et fermer la fenêtre, ou sur le bouton "fermer" pour fermer la fenêtre sans valider les informations.
Cas 3 : Fin de contrat intervenant en début de mois
Le contrat se termine le 02/06/2021.
Le signalement FCTU est déclaré le 03/06/2021.
Les éléments relatifs à la fin de contrat sont déclarés au mois de 06/2021.
Mois « M » : 06/2021.
Mois « M-1 » : 05/2021.
Cas 4 : Fin de contrat déclarée postérieurement à la transmission de la DSN mensuelle
Le contrat se termine le 25/07/2021.
L’employeur déclare à tort le salarié sans fin de contrat sur la DSN mensuelle du mois de 07/2021.
Le signalement FCTU est déclaré en 08/2021, après le dépôt de la DSN mensuelle de 07/2021, et porte une Fin de contrat au 25/07/2021 dont les éléments seront rectifiés lors de la DSN mensuelle de 08/2021.
Mois « M » : 08/2021.
Mois « M-1 » : 07/2021.
Cette cinématique ne peut pas être mise en œuvre autrement que part le biais d’un bulletin d’annulation en 08/2021 du bulletin
de paie de 07/2021 sur lequel la Fin de contrat a été oubliée, suivi d’un bulletin de 07/2021 refait en 08/2021 avec la Fin de contrat.
Sachant que
Pour obtenir ce résultat, il est indispensable de répondre par « Non » à la question posée lorsque vous cliquez sur le bouton "Rechercher".
Détail des salaires
Primes ou indemnités de périodicité différente du salaire mensuel
Les primes, gratifications et indemnités à mentionner dans ce tableau sont de périodicités non mensuelles.
Primes ou indemnités de périodicité différente du salaire mensuel
Du :
Date de début de la période de rattachement.
Par défaut, date de début de la période du dernier bulletin de paie saisi.
Extériorisée pour les natures de la prime N° 026, 027, 029.
au :
Date de fin de la période de rattachement.
Par défaut, date de fin de la période du dernier bulletin de paie saisi.
Extériorisée pour les natures de la prime N° 026, 027, 029.
Nature de la prime :
Motif définissant le tpe de la prime, gratification ou indemnité.
026 - Prime exceptionnelle liée à l’activité avec période de rattachement spécifique
(prime de productivité, …).
027 - Prime liée à l’activité avec période de rattachement spécifique (13ème mois,
prime de vacances, …).
028 - Prime non liée à l’activité (naissance, mariage, déménagement, …).
029 - Prime liée au rachat des jours de RTT avec période de rattachement spécifique.
030 - Prime rachat CET.
039 - Complément de rémunération à la charge de l’Etat.
900 – Indemnité d’expatriation.
901 – Indemnité d’impatriation.
Montant :
Montant de la prime.
Absences ou inactivités
Onglet non utilisé.
Traitement du signalement FCTU
A cette étape, le bouton "Fermer" permet de fermer la fenêtre et d’enregistrer les informations, alors que le bouton "Abandonner" permet de fermer la fenêtre sans enregistrer les informations.
Cliquez sur le bouton "Valider" pour accéder à la fenêtre de génération du signalement FCTU.
Cliquez sur le bouton "Générer" pour générer le fichier de signalement FCTU dans le « Répertoire du fichier » sélectionné.
Suite à la génération, 2 comptes-rendus sont affichés. Dans un 1er temps, celui de STUDIO,
suivi, dans un 2ème temps, de celui de l’Autocontrôle DSN.
Le fichier de signalement FCTU est généré.
Il ne vous reste plus qu’à le déposer sur le site de Net-entreprises, en choisissant la déclaration « DSN régime général ».
Traitement du signalement FCTU en masse
Au menu de Studio, cliquez sur « Traitement » puis sur « Gestion des FCTU en masse ».
Renseigner éventuellement une fourchette de salariés dans « Du salarié » et « Au salarié ». Renseigner la fourchette de paiement dans « Date de paiement » et « au ». Si les bulletins de paie de l’année précédente sont saisis dans un autre dossier, renseignez « Dossier N-1 » avant de cliquer sur le bouton "Rechercher" . Cliquez sur le bouton "Loupe" pour accéder à l’Explorateur de fichiers Windows, et effectuez la recherche du dossier.
Cliquez sur le bouton "Selection/Deselection Totale" afin de sélectionner tous les salariés. Vous pouvez également double-cliquer
dans la colonne « OK », ou sélectionner une ou plusieurs ligne(s) du tableau et utiliser le bouton "Selection/Deselection" pour ne sélectionner que certains salariés.
Cliquez sur le bouton "Traitement" pour générer les fichiers de signalement FCTU dans le « Répertoire des DSN » sélectionné.
Répondre par « Oui » à la question posée.
Les fichiers de signalement FCTU sont générés
Il ne vous reste plus qu’à les déposer sur le site de Net-entreprises, en choisissant la déclaration « DSN régime général ».
Suite à la génération, le compte-rendu est affiché. Sur la 1ère page, celui, général, de STUDIO,
sur les pages suivantes, ceux, détaillés, de l’Autocontrôle DSN (1 page par salarié).
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