Gestion des salariés

Création

Pour débuter, cliquez sur Salariés puis sur Gérer :

Création d’un Salarié

Cliquez sur Créer :

Onglet Etat civil

Le bouton importer permet l’import d’une photo :

Le n° de portable et l’adresse email personnel sont obligatoires pour la signature électronique des contrats.

« Déclaration fiscale en France » est cochée par défaut, veillez à le décocher si le cas se présente, cela deviendra un élément contractuel au travers du mot clé XDECFISCX (voir paramétrage des contrats).

« Nombre de personnes à charges » est une information nécessaire en cas d’avis à tiers détenteur (ATD, récupération de créance) car il intervient dans le barème fixé par le code du travail.

MediaLive vérifie la cohérence du n° de Sécurité sociale :

• Civilité et le premier chiffre.
• Année de naissance et le deuxième chiffre.
• Mois de naissance et troisième chiffre.
• Lorsque la clé n’est pas renseignée ou n’est pas correcte, MediaLive la recalcule.

Onglet Administratif

Dernière et prochaine visite médicale : MediaLive vérifie à chaque saisie de contrat la validité de la visite médicale, une anomalie est détectée en cas de validité expirée ou de dates non renseignées.

Des listes sont prévues pour identifier les personnes concernées par ces 2 cas de figure, avec envoi possible d’email pour les inviter à passer leur visite médicale ou à se munir de leur attestation CMB lors de leur prochaine embauche (Rubrique Salariés/Liste des visites médicales).

Refus Coffre : MediaLive intègre la notion de coffre-fort électronique pour les contrats de travail et les documents RH (lié à notre logiciel de paye STUDIO). Selon les règles en vigueur, un salarié a la possibilité de refuser cette procédure de dépôt.

Onglet Banque : vous avez la possibilité de saisir plusieurs RIB.

Onglet Emploi : vous pouvez affecter plusieurs emplois à un même salarié, et en définir un par défaut > Principal

Affectation d’un nouvel emploi, cliquez sur Nouveau :

En cliquant dans la zone emploi souhaité, un menu déroulant vous propose les emplois disponibles en rapport avec la base emploi définie par défaut dans le paramétrage du dossier.

Vous pouvez taper l’emploi recherché, il s’affiche en indiquant le code CNC, le statut et le tarif syndical correspondant.

Pour rechercher un emploi de l’annexe 10, cochez Artiste.

Une fois l’emploi sélectionné, les éléments ci-dessous s’alimentent en automatique :

• Type d’emploi
• Type salarié
• Catégorie
• Code CNC

Vous pouvez compléter les champs suivants, mais comme la base des salariés est commune à tous les dossiers qui composent votre espace, ces valeurs doivent être les mèmes quelques soient les dossiers.

• Le n° et nom du rôle: pour l’interprétation, élément contractuel (XNUROLEX/ XROLEX) qui pourra être repris dans STUDIO pour la déclaration ADAMI.
• Le salaire jour: si vous le précisez et que vous cochez Forcer/Fixer, il sera pris par défaut en saisi de contrat que ce soit un contrat court ou un contrat long (CCN PAV).
• Gabarit contrat: vous pouvez indiquer le contrat type qui sera pris par défaut en saisie de contrat.
• Section, Poste budgétaire, Statistique, Ventilation: vos pouvez préciser ces informations si elles ne sont pas conditionnées par la saisie des contrats.
• Imputation : Cette information est transmise à STUDIO en import de fiches de renseignements.
• Code Studio: Renseigner impérativement cette zone si vous avez une codification spécifique de vos matricules salariés dans STUDIO.

Cliquez sur OK pour valider la création de l’emploi et ensuite Valider pour enregistrer ces nouvelles informations concernant le salarié :

Onglet Agent : nécessaire si un agent doit intervenir dans la signature électronique d’un contrat.

Vous devez avoir renseigné au préalable ses coordonnées dans Paramètres / Agence.

Onglet Personne liée : ces éléments sont récupérables sur un contrat de travail.

Liaison possible sur :

• Conjoint (mot clé du contrat XNOMPRENCONJOINTX).
• Enfant (mot clé du contrat XNOMPRENENFANTX).
• Parent (mot clé du contrat XNOMPRENPARENTX).
• Autre (mot clé du contrat XNOMPRENAUTREX).

Onglet Documents :

Vous pouvez déposer 3 documents identifiables :

• Carte d’identité.
• Attestation CMB pour la visite médicale.
• Relevé d’identité bancaire.

Mais également tous types de documents numériques déposables en cliquant sur le bouton Ajouter.

 Onglets Contrats : une fois la fiche de renseignement créée, le nombre de contrats rattaché au salarié apparaitra ici :

Voir les contrats du salarié, permet d’accéder à la table des contrats.

Modification d’une adresse

En cas de modification d’adresse, MediaLive pose cette question :

• En cliquant sur Corriger, l’adresse précédente ne sera pas historisée.
• En cliquant sur Remplacer, l’ancienne adresse sera conservée en historique.
• Pour afficher l’historique des changements d’adresse, cliquez sur le minuteur.

En double cliquant sur une adresse, vous pouvez la modifier ou la supprimer.

En édition ou réédition de contrat, c’est l’adresse correspondant à la date d’embauche qui sera prise en compte.

Déplacement d’un salarié

Dans le cas d’une gestion des salariés par dossier, on a la possibilité de déplacer un salarié vers un autre dossier.

Cliquez sur Déplacer salarié :

Choisissez le dossier vers lequel vous souhaitez déplacer le salarié :

‣ Si option « Souhaitez-vous garder ce salarié dans le dossier » = Oui :

Le salarié sélectionné sera toujours visible dans le dossier d’origine.

‣ Si option « Souhaitez-vous garder ce salarié dans le dossier » = Non :

Le salarié sélectionné ne sera plus visible dans le dossier d’origine.

Liste des documents salariés

Cette fonctionnalité vous permet de vérifier quels sont les salariés pour lesquels vous n’êtes pas en possession d’un de ces 3 documents :

• CI (Carte d’identité).
• CMB (attestation visite médicale).
• RIB (relevé d’identité bancaire).

Cliquez sur Salariés puis sur Liste de documents salariés :

Préciser la date de début de recherche, basée sur la date de création, de modification ou d’invitation des salariés, puis cliquez sur Rechercher :