Notice Mail

Le paramétrage mail peut se faire par Exchange, Smtp ou OLE, les 3 méthodes de paramétrages seront présentées dans le document suivant.

Paramétrage Exchange (Outlook) :

Pour paramétrer l’envoi des mails par Exchange, il nous faut dans un premier temps récupérer le profil de messagerie utilisé par Outlook. Evidemment, cette méthode sous-entend que le logiciel Outlook est installé sur le poste du client. Pour cela, rendez-vous dans le panneau de configuration du poste, vous pouvez utiliser la recherche Windows et rechercher « Panneau de configuration » :

Une fois le panneau de configuration ouvert, il vous faut mettre l’affichage sur « Grandes icônes », pour cela cliquez sur « Catégorie », et sélectionnez « Grands icônes »

Une fois que vous avez cliqué sur l’option « Grandes icônes », vous avez accès à toutes les options du panneau de configuration. L’option qui nous intéresse est l’option « Courrier », ou l’option « Mail », selon les versions de Windows :

La fenêtre de configuration de la messagerie Outlook s’ouvre, cliquez sur le bouton « Afficher les profils … »

La fenêtre suivante s’ouvre :

Dans notre exemple, le profil de messagerie qui nous intéresse est « Outlook », c’est ce profil qu’il faut noter, en respectant la casse !
Maintenant que nous avons récupéré le profil de messagerie, nous pouvons paramétrer le serveur d’envoi de mail dans Xotis.

Dans la fenêtre de paramétrage de « Connexion au serveur », veuillez mettre l’option de mail sur « en mode Exchange », et renseigner le profil de messagerie, noté précédemment, dans « Profil « Exchange ».

Le paramétrage pour le mode Exchange est terminé.

Paramétrage OLE :

Le paramétrage OLE permet de « piloter » le logiciel Outlook afin d’envoyer les mails, sans avoir à renseigner de profil de messagerie dans Xotis. Il est évident que pour ce paramétrage, comme pour le mode exchange, que le logiciel Outlook doit être installé sur le poste du client.

Dans la fenêtre de paramétrage de « Connexion au serveur », veuillez mettre l’option de mail sur « en mode OLE » comme ci-dessous :

Le paramétrage pour le mode OLE est terminé.

Attention, précisions pour les modes Exchange et OLE.
Pour le bon fonctionnement des modes Exchange et OLE, il faut que le logiciel Outlook soit dans la même version que Xotis.
Par exemple si Studio est en 32 bits alors Outlook doit obligatoirement être obligatoirement en 32 bits aussi, et si Studio est en 64 bits alors Outlook doit être aussi en 64 bits.

Pour connaitre la version d’Outlook, au menu d’Outlook, cliquez sur « Fichier » :

Puis cliquez sur « Compte Office » :

Veuillez cliquer ensuite sur « À propos de Outlook »

L’information sur la version d’Outlook se trouve dans le haute de la fenêtre « A propos » :

Paramétrage SMTP (GOOGLE Gmail) :

Pour paramétrer l’envoi de mail avec la méthode SMTP, avec une adresse mail GOOGLE Gmail, il vous faut d’abord modifier
un paramètre dans le compte Gmail du client.
Demandez au client de se connecter à son compte Gmail via un navigateur Web. Une fois sur son compte Gmail, cliquez sur
l’engrenage pour accéder aux paramétrages :

Puis cliquez sur « Paramètres » :

Dans la page de paramètres, cliquez sur l’onglet « Comptes et importation » puis sur « Autres paramètres de votre compte Google » :

Sur la page de paramètre du compte Google, cliquez sur « Sécurité » :

Descendre jusqu’à voir la section « Accès moins sécurisé des applications », si l’accès est «Désactivé », veuillez cliquer sur « Activer l’accès (déconseillé) », si l’accès est « Activé » il n’y a rien à faire.

Pour activer l’accès aux applications moins sécurisées, il faut actionner l’interrupteur lié à l’option ci-dessous :

Une fois l’option activée, le statut de l’option passe bien sur « Activé » :

Et un mail est envoyé au client dans Gmail, pour lui indiquer que l’option est activée. C’est une alerte de sécurité, mais nous sommes obligés de l’activer pour que l’envoi de mail fonctionne avec Gmail dans Xotis :

Gmail est maintenant paramétré pour pouvoir fonctionner avec Xotis. Il faut maintenant paramétrer le serveur de mail dans Xotis.

Pour le mode SMTP avec GMAIL il vous faut paramétrer la connexion au serveur comme ci-dessous :

Envoi des eMails = « en mode SMTP »
eMail expéditeur = L’adresse mail Gmail du client
Serveur POP3 = pop.gmail.com
Serveur SMTP = smtp.gmail.com
Utilisateur de connexion = L’adresse mail Gmail du client
Mot de passe = Le mode de passe du client pour se connecter à son compte Gmail
Port SMTP = 587
Et pour finir il faut cocher l’option Webmails.

ATTENTION, il se peut que malgré le bon paramétrage vous ayez un message d’erreur, notamment si vous faites le paramétrage sur un nouvel ordinateur. En effet GOOGLE vérifie les connexions sur les nouveaux ordinateurs, et demande aux utilisateurs de confirmer leur connexion. 

Dans ce cas, soit l’utilisateur reçoit une notification sur son téléphone comme ci-dessous :

Il suffit alors d’appuyer sur « Examiner l’activité du compte » et valider la demande de connexion sur le nouvel ordinateur.

Si l’utilisateur n’a pas de téléphone portable connecté à son compte GOOGLE, il peut alors avoir une notification sur la page de recherche GOOGLE, si l’utilisateur est connecté à son compte GMAIL.

Il faut donc cliquer sur « Vérifier maintenant » puis sur « Oui c’était moi » pour valider la connexion au nouvel ordinateur.

Complément paramétrage GMAIL :

Si malgré tous les paramétrages précédents, l’envoi de mail ne fonctionne toujours pas avec GMAIL, vous pouvez générer un mot de passe d’application pour les logiciels Xotis.
Pour cela rendez-vous de nouveau dans l’onglet sécurité du compte GMAIL (retourner au début du paramétrage GMAIL pour voir comme se rendre sur cet onglet) :

Descendez ensuite sur la rubrique « Connexion à Google » et cliquez sur « Validation en deux étapes » (il nous faut activer cette option pour pouvoir générer un mot de passe d’application) :

Puis cliquez sur “Commencez” :

Reconnectez-vous au compte GMAIL puis cliquez sur « Suivant » :

Cliquez sur « Essayer maintenant » (cette partie peut ne pas être proposée lors de l’activation de l’option) :

Pendant que vous avez cet écran sur votre ordinateur, une notification apparait sur votre téléphone, répondez oui :